Posta elettronica certificata: nuovi obblighi in arrivo per societa' professionisti e pubblica amministrazione
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Articolo del 19/12/2008 Autore Dott. Massimo Bernabei Altri articoli dell'autore


Tra le novità introdotte dal decreto anticrisi(1), sono previste alcune semplificazioni dirette al risparmio di denaro per imprese e società, obiettivo da realizzarsi mediante la dematerializzazione di alcuni documenti, e la semplificazione di alcune procedure amministrative.

In particolare, l’articolo 16 del decreto, recante le misure di riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese(2), al comma 6 dispone per le società di nuova costituzione, che richiedono l’iscrizione al registro imprese tenuto presso la competente Camera di commercio, l’obbligo di indicare nella domanda il proprio indirizzo di posta elettronica certificata(3) (in sigla P.e.c.); per le società già esistenti, diversamente, l’obbligo vige entro tre anni dall’entrata in vigore del decreto medesimo(4). L’adempimento non dovrebbe comportare costi aggiuntivi per le imprese, in quanto per decreto l’iscrizione è esente da imposta di bollo e da diritti di segreteria.

La trasmissione dei documenti informatici mediante PEC equivale alla notifica mediante posta raccomandata, opponibile a terzi quando conformi al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68(5), il cui articolo 4, comma 1, dispone appunto che la posta elettronica certificata consente l'invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di legge.

Sul piano operativo il successivo articolo 5 dispone che il messaggio di posta elettronica certificata inviato dal mittente al proprio gestore di posta elettronica certificata viene da quest'ultimo trasmesso al destinatario direttamente o trasferito al gestore di posta elettronica certificata di cui si avvale il destinatario stesso; quest'ultimo gestore provvede alla consegna nella casella di posta elettronica certificata del destinatario. Stabilisce inoltre lo stesso articolo che nel caso in cui la trasmissione del messaggio di posta elettronica certificata avviene tra diversi gestori, essi assicurano l'interoperabilità dei servizi offerti.

Oltre ad assicurare la validità degli effetti della trasmissione, la PEC(6) garantisce anche l’integrità del messaggio trasmesso, secondo quanto previsto dall’articolo 11 del DPR 11 febbraio 2005 n. 68, in materia di sicurezza della trasmissione: i gestori di posta elettronica certificata trasmettono il messaggio di posta elettronica certificata dal mittente al destinatario integro in tutte le sue parti, includendolo nella busta di trasporto.

Quanto sopra è garantito dal fatto che i gestori di Posta elettronica certificata devono possedere, per essere iscritti al relativo albo, alcune precise caratteristiche. In primo luogo, devono avere natura giuridica di società di capitali, e capitale sociale, interamente versato, non inferiore a un milione di euro; inoltre, i gestori di posta elettronica certificata o, se persone giuridiche, i loro legali rappresentanti ed i soggetti preposti all'amministrazione devono, inoltre, possedere i requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso le banche di cui all'articolo 26 del testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia (decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385, e successive modificazioni).

Esistono inoltre alcune specifiche norme per le Pubbliche Amministrazioni(7), in base alle quali le stesse utilizzano la posta elettronica certificata, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata.

Il decreto anticrisi (decreto legge 185/2008) reca anche disposizioni per i professionisti(8) iscritti ai rispettivi albi professionali: entro un anno dall’entrata in vigore del decreto 185 del 29 novembre 2008, gli stessi devono comunicare ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata; successivamente, tutti gli ordini e i collegi professionali pubblicano in un elenco consultabile in via telematica i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata.

 

(1) Il c.d. provvedimento anticrisi, di cui al decreto legge del 29 novembre 2008, n. 185, recante Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale, è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 280 del 29 novembre 2008, entrando in vigore il medesimo giorno della pubblicazione.

(2) Le misure in esame sono contenute nell’articolo 16 del decreto, del quale si riportano i commi dal 6 al 10.

6. Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore della presente legge tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata. L'iscrizione dell'indirizzo di posta elettronica certificata nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria.

7. I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata entro un anno dalla data di entrata in vigore della presente legge. Gli ordini e i collegi pubblicano in un elenco consultabile in via telematica i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata.

8. Le amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive modificazioni, qualora non abbiano provveduto ai sensi dell'articolo 47, comma 3, lettera a), del Codice dell'Amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, istituiscono una casella di posta certificata per ciascun registro di protocollo e ne danno comunicazione al Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione, che provvede alla pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica. Dall'attuazione del presente articolo non devono derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica e si deve provvedere nell'ambito delle risorse disponibili.

9. Salvo quanto stabilito dall'articolo 47, commi 1 e 2, del codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, le comunicazioni tra i soggetti di cui al comma 8 del presente articolo, che abbiano provveduto agli adempimenti ivi previsti, possono essere inviate attraverso la posta elettronica certificata, senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l'utilizzo.

10. La consultazione per via telematica dei singoli indirizzi di posta elettronica certificata nel registro delle imprese o negli albi o elenchi costituiti al sensi del presente articolo avviene liberamente e senza oneri. L'estrazione di elenchi di indirizzi è consentita alle sole pubbliche amministrazioni per le comunicazioni relative agli adempimenti amministrativi di loro competenza.

(3) La Posta Elettronica Certificata è un sistema di posta elettronica che assicura la garanzia del ricevimento del messaggio da parte del destinatario, nonché l’integrità del messaggio stesso. Secondo la normativa italiana, l'invio di una e-mail certificata è equiparato a tutti gli effetti normativi alla spedizione di una raccomandata cartacea con avviso di ricevimento. Ai fini della legge, il messaggio si considera consegnato al destinatario quando è accessibile nella sua casella di posta. Il meccanismo consiste nel fatto che il gestore di posta elettronica certificata, nel momento in cui prende a carico l'e mail del mittente, invia ad esso una ricevuta di accettazione, che certifica l'avvenuto invio. Nel momento invece in cui il gestore deposita il messaggio nella casella del destinatario, invia al mittente una ricevuta di consegna che certifica l'avvenuta ricezione. Sia la ricevuta di accettazione che la ricevuta di consegna sono in formato elettronico, e ad esse è apposta la firma digitale del gestore. I gestori di posta elettronica certificata sono soggetti privati che devono possedere una pluralità di requisiti stabiliti dalla legge (devono, per esempio, possedere gli stessi requisiti di onorabilità previsti per l'attività bancaria, e avere un capitale sociale non inferiore a 1 milione di euro), e possono operare solo se sono autorizzati dal CNIPA, il Centro Nazionale per l'Informatica nelle Pubbliche Amministrazioni. e l'Amministrazione che lo ha rilasciato.

(4) Di conseguenza, entro tre anni a decorrere dal 29 novembre 2008, data di pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del testo del decreto 185/2008.

(5) DPR 11 febbraio 2005, n.68, in materia di Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3.

(6) Le modalità operative sono contenute nel decreto 2 novembre 2005, recante le Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 266 del 15 novembre 2005, che definisce le regole tecniche relative alle modalità di realizzazione e funzionamento della posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica n. 68 del 2005.

(7) Si veda il decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82, recante il Codice dell'amministrazione digitale, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 112 del 16 maggio 2005 al Supplemento Ordinario n. 93.

(8) Articolo 16, comma 7 decreto legge del 29 novembre 2008, n. 185.


Dott. Massimo Bernabei
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